خطط المتابعة

المتابعة الآلية تتحقّق من تواجد الموظف أثناء دوامه، لا عند حضوره فقط.

الفكرة: يرسل النظام في أوقات غير متوقّعة رسالة متابعة إلى موظفين تختارهم الخطة، وعلى الموظف الاستجابة خلال مهلة محددة. ومن لم يستجب يقع عليه جزاء.

هذا يعالج ما تعجز عنه بصمة الحضور وحدها: الموظف الذي بصم صباحًا ثم غادر.

يفتح الرابط الشاشة مباشرة في اللوحة.

الشكل العام للشاشة كما تظهر في اللوحة.

تُبنى قائمة المستهدفين بالتضمين ثم الاستثناء:

• المضمَّنون — وحدات إدارية، أو موظفون بأعيانهم، أو مجموعات موظفين
• المستثنون — وحدات أو موظفون أو مجموعات تُخرَج من القائمة

الاستثناء يعلو على التضمين، فيمكنك شمول إدارة كاملة ثم استثناء مديرها.

يمكن تفعيل اختيار عشوائي لعدد محدّد من الموظفين في كل جلسة بدل شمول الجميع.

هذا هو جوهر الفكرة: عيّنة عشوائية كل مرة تحقّق الأثر الرقابي دون إزعاج الجميع يوميًا. حدّد عدد الموظفين في العيّنة.

• تاريخ البداية وتاريخ النهاية — مدة سريان الخطة
• عدد الجلسات اليومية — كم مرة في اليوم
• وقت البداية ووقت النهاية خلال اليوم — النافذة التي تقع فيها الجلسات

احصر النافذة داخل أوقات الدوام الفعلية، وإلا وصلت المتابعة خارج الدوام.

ثلاثة حقول تحدّد الأثر:

• دقائق السماح — المهلة المتاحة للاستجابة
• دقائق الجزاء — ما يُحتسب على من لم يستجب
• أيام الجزاء — أو الجزاء محسوبًا بالأيام

اجعل مهلة السماح واقعية؛ فالموظف في اجتماع أو في موقع ضعيف التغطية ليس غائبًا.

حدّد عنوان رسالة المتابعة ونصها، ووسائل الإرسال. اكتب نصًا يوضّح المطلوب والمهلة، فالرسالة الغامضة تُنتج تجاهلًا لا استجابة.