المصطلحات
معاني الكلمات المتكرّرة في اللوحة وفي هذا الدليل.
الهيكل والموظفون
- الوحدة الإدارية — الإدارة أو القسم في شجرة الشركة. كل وحدة قد تتبع وحدة أعلى، ولها مدير.
- القطاع — تجميعة تضم عدة وحدات إدارية، تُستخدم في التقارير والاستهداف.
- مجموعة الموظفين — قائمة موظفين تُجمع يدويًا لاستهداف الإعلانات والمهام والمتابعة، وهي مستقلة عن الهيكل الإداري.
- التفويض — تحويل صلاحية الاعتماد من مدير إلى آخر لفترة محددة، أثناء إجازته مثلًا.
الوقت والدوام
- الوردية — وقت بداية ونهاية الدوام ومدة السماح والراحة.
- الجدول الأسبوعي — أسبوع عمل مركّب من ورديات وأيام راحة.
- الإسناد — ربط جدول أو وردية بموظف أو وحدة ابتداءً من تاريخ معيّن.
- الفترة — الشهر المحاسبي الذي تُجمع عليه الأرقام، ويُغلق عند اعتماده.
الحضور
- سجل المرور — البصمة الواحدة: مَن، ومتى، دخول أم خروج، ومن أي مصدر. لا يُعدَّل.
- مصدر سجل المرور — الوسيلة التي سُجّلت منها البصمة: جهاز، أو جوال، أو متصفح، أو إدخال يدوي.
- طريقة التوثيق — كيف أُثبتت هوية الموظف عند البصمة: وجه، أو بصمة إصبع، أو رقم سري، أو موقع.
- جدول الحضور — النتيجة المحسوبة: سطر لكل موظف في كل يوم.
الطلبات
- الإجازة — انقطاع عن العمل بأيام كاملة، يخصم غالبًا من رصيد.
- الإذن — انصراف أو تأخّر بساعات داخل يوم العمل.
- الحضور اليدوي — طلب لإضافة بصمة ناقصة، يمرّ باعتماد قبل أن يؤثر في الاحتساب.
- العمل عن بُعد — يوم يُحتسب حضورًا دون بصمة في الموقع.
- العمل الإضافي — ساعات خارج الوردية، تُطلب وتُعتمد ثم يُرفع تقرير بإنجازها.
- دورة الاعتماد — سلسلة الموافقات التي يمرّ بها الطلب قبل أن يصبح نافذًا.
كلمتان يكثر الخلط بينهما
- مهام الموظفين وإدارة المهام ليستا الشيء نفسه. الأولى مهام بسيطة تُسند للموظف داخل نظام الحضور. والثانية وحدة مستقلة لإدارة المشاريع بمساحات عمل ومجموعات أمان.
- مستخدم النظام والموظف ليسا الشيء نفسه. الأول حساب دخول إلى اللوحة، والثاني سجل لشخص يُحتسب حضوره. قد يوجد أحدهما دون الآخر.