ما هو نظام تكفاي للحضور

يجيب نظام تكفاي للحضور عن سؤال واحد لكل موظف كل يوم: هل كان على رأس العمل، وكم استغرق؟

ويتم ذلك على ثلاث مراحل:

1. التقاط لحظات بدء العمل وانتهائه — من جهاز بصمة، أو هاتف، أو متصفح، أو بإدخال يدوي.
2. الاحتساب بمقارنة تلك اللحظات بالوردية المفترض أن يعمل بها الموظف — في الوقت، تأخير، انصراف مبكر، غياب، عمل إضافي.
3. معالجة الاستثناءات — الإجازات والأذونات وأيام العمل عن بُعد وسجلات المرور اليدوية المعتمَدة — حتى تعكس الأرقام النهائية ما تم الاتفاق عليه فعلًا، لا ما سجّله الباب فقط.

كل ما ستقوم به في هذه اللوحة هو واحد من هذه الثلاثة، أو تقرير مبني عليها.

نظام تكفاي للحضور ليس شاشة واحدة، بل أربع واجهات مترابطة، ولكل فئة واجهتها:

• لوحة الإدارة والموارد البشرية — تطبيق الويب الذي يتناوله هذا الدليل. يستخدمه مديرو الشركة وموظفو الموارد البشرية، وهي المكان الوحيد الذي يُضبط منه النظام.
• بوابة الموظف على الويب — تطبيق ويب للموظفين، يتابعون فيه حضورهم ويقدّمون طلباتهم، ويعتمدون طلبات فريقهم إن كانوا مديري وحدات.
• تطبيق الجوال — لنظامَي iOS وAndroid، للموظفين. مهمته الأساسية تسجيل الحضور من الهاتف، إمّا بالموقع الجغرافي أو ببطاقة NFC.
• أجهزة الحضور — أجهزة البصمة والوجه المثبّتة على المداخل. لا يسجّل أحد الدخول إليها، بل ترسل بصمات المرور إلى النظام تلقائيًا.

التطبيقات الثلاثة تقرأ وتكتب البيانات نفسها. الإذن المعتمَد من اللوحة يظهر على هاتف الموظف خلال لحظات، وبصمة المرور المسجّلة من الهاتف تظهر في سجل المرور تمامًا كبصمة الجهاز.

تدخل بصمات المرور من اليسار، وتخرج الإعدادات من اللوحة، وتقرأ التقارير الجداول المحسوبة في المنتصف.

هذه أهم فكرة يجب استيعابها في النظام، لأنها تفسّر سبب ظهور أي رقم على ما هو عليه، وتحدّد الشاشة التي تُفتح لتغييره.

1. يُسجَّل سجل مرور. يضع الموظف بصمته على الجهاز، أو يسجّل من هاتفه، أو يضغط تسجيل الحضور في المتصفح، فيُضاف سطر واحد إلى سجل المرور: مَن، ومتى، دخول أم خروج، ومن أي مصدر. سجلات المرور لا تُعدَّل أبدًا؛ فهي السجل الخام.
2. يُحتسب اليوم. يقارن النظام بصمات ذلك اليوم بالوردية المسندة إلى الموظف، ثم يطبّق ما اعتُمد من إجازة أو إذن أو عمل عن بُعد أو سجل مرور يدوي. والناتج سطر واحد لكل موظف في كل يوم داخل جدول الحضور: وقت الحضور والانصراف والتأخير والانصراف المبكر والغياب والعمل الإضافي.
3. يُجمَّع الشهر. تُجمع سطور الأيام على مستوى الفترة، وهذه هي الأرقام التي تقرأ منها التقارير الشهرية وكشوف الرواتب.
4. تُغلق الفترة. عند اعتماد الشهر يقوم أحد المديرين بإغلاقه، فلا يعود بإمكان الموظفين تقديم طلبات على تلك التواريخ، وتتوقف الأرقام عن التغيّر.

يشترك في النظام أربعة أدوار، ومعرفة دورك تحدّد صفحات هذا الدليل التي تعنيك:

• مدير النظام يهيّئ الشركة: الوحدات الإدارية والورديات ومصادر سجلات المرور وخطوات الاعتماد وإعدادات النظام. وهي مهمة تُنفَّذ مرة واحدة غالبًا، ويُعاد إليها عند تغيّر الشركة.
• موظفو الموارد البشرية يديرون الشهر: مراجعة الطلبات وتصحيح بصمات المرور ومتابعة العقود والأرصدة وإصدار التقارير.
• مديرو الوحدات يعتمدون طلبات فرقهم ويتابعون حضورهم، وعملهم في الغالب من بوابة الموظف أو تطبيق الجوال لا من هنا.
• الموظفون يسجّلون حضورهم ويقدّمون طلباتهم من البوابة أو التطبيق.

وكثيرًا ما يجمع شخص واحد أكثر من دور. وما تراه يتحدد بأمرين منفصلين: صلاحياتك التي تُضبط من «إدارة الصلاحيات» عبر مستخدمي النظام ومجموعات الصلاحيات، والمزايا المشترَكة لشركتك. ولهذا قد لا تظهر لك شاشة واردة في هذا الدليل، والصفحات المرتبطة بميزة معيّنة تنبّه إلى ذلك في أعلاها.

إن كنت تهيّئ شركة جديدة، فاتبع خطوات الإعداد الأولى بالترتيب؛ فالخطوات مترابطة فعلًا، وتنفيذها بترتيب مختلف يضاعف العمل.

وإن كانت الشركة تعمل بالفعل وأنت جديد على اللوحة، فاقرأ التنقل داخل اللوحة ثم التعامل مع الشاشات؛ فآليات القوائم والنماذج والاعتماد واحدة في أكثر من ٤٠ شاشة، وتعلّمها مرة واحدة يغطي معظم الدليل.